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Comment favoriser l’utilisation des outils collaboratifs dans votre entreprise ?

Comment favoriser l’utilisation des outils collaboratifs dans votre entreprise ?

Afin d’encourager le partage et l’innovation, de plus en plus d’entreprises utilisent des outils collaboratifs destinés à favoriser les échanges d’idées entre les employés. Mais si certains outils trouvent facilement leur public, d’autres ont du mal à s’imposer parmi les employés. Dans cet article, nous allons voir comment optimiser l’utilisation des outils collaboratifs dans votre entreprise dans le but de de rendre leur usage plus  efficace pour vos employés.


Vous êtes-vous déjà demandé pourquoi certains outils collaboratifs sont immédiatement adoptés en entreprises, alors que d’autres ne parviennent pas à emporter l’adhésion des employés ? On pourrait croire que ça n’arrive pas souvent et pourtant, c’est un phénomène récurrent — et coûteux — que l’on retrouve autant dans les petites que les grandes entreprises.

Lorsque l’on étudie de plus près le phénomène, ce n’est pas tant l’utilité de ces outils qui est remise en cause puisque la complexification des processus de travail et la transformation digitale des entreprises rend nécessaire l’utilisation de nouveaux outils. En réalité, il existe plusieurs raisons pour expliquer la non-utilisation de certains outils collaboratifs par les employés d’une entreprise.

1. L’absence de stratégie en amont du déploiement

Cela peut paraitre logique mais de nombreux dirigeants et managers font l’impasse sur l’élaboration d’une stratégie avant de choisir et de lancer un outil dans leur entreprise. C’est pourtant une étape indispensable. En effet, le choix de l’outil est primordial :

  1. pour atteindre les objectifs de l’entreprise
  2. pour s’assurer de son intuitivité et de sa bonne utilisation par les employés
  3. pour éviter de plomber les finances de l’entreprise

Pour cela, les dirigeants et managers vont devoir analyser les outils disponibles sur le marché qui correspondent aux objectifs qu’ils veulent atteindre. Une fois qu’ils auront sélectionnés un ou plusieurs outils, ils devront imaginer une stratégie pour réussir le déploiement auprès des employés : communication, paramétrage, formations, déploiement par lots avec des utilisateurs pilotes… Aucune étape ne doit être négligée.

2. L’absence d’ambassadeurs / leadeurs technique

Désigner des ambassadeurs qui agiront en tant que prescripteurs pour favoriser l’adoption de l’outil par les employés est un avantage non négligeable pour les entreprises. En effet, ces « digital evangelists » ont pour mission de susciter l’adhésion favoriser l’utilisation des outils collaboratifs par les employés de leur entreprise.

En tant que tels, ces leaders techniques seront les premiers utilisateurs et les premiers relais des employés lorsque ces derniers auront des problèmes lors de l’utilisation des outils. De fait, leur rôle peut vite s’avérer indispensable !

3. L’absence de formation à l’outil

Malgré la relative simplicité des nouveaux outils collaboratifs digitaux, certains peuvent être difficiles à prendre en main pour les néophytes. Soyons lucides : dans votre entreprise, vous trouverez de façon quasi-systématique des employés qui n’auront tout simplement pas la fibre de l’informatique. Ainsi, ils n’utiliseront pas vos nouveaux outils collaboratifs… Ce qui peut devenir problématique à long-terme.

Article à lire : Comment la technologie peut sauver votre culture d’entreprise ?

Plutôt que de les sanctionner, formez-les à l’utilisation des outils que vous avez déployé dans votre entreprise. Parfois, une seule session de formation ne sera pas suffisante pour apprendre à utiliser toutes les fonctionnalités d’un outil, c’est pourquoi il faut en organiser plusieurs, de façon régulière, ou sur demande des employés.

4. L’absence de communication

Le déploiement d’un nouvel outil doit toujours être précédé d’une phase de communication, qui se poursuivra, idéalement, tout au long du cycle d’utilisation de l’outil dans l’entreprise. Pourquoi ? Parce qu’il faut instaurer une habitude pour que vos employés puissent utiliser naturellement l’outil.

Cette communication peut prendre plusieurs formes : newsletter mensuelle, tutoriel dans l’intranet de l’entreprise, formations régulières à l’outil, flyers, application mobiles, notifications… L’idéal est de tester plusieurs canaux de communication pour savoir quels sont les plus efficaces pour toucher les employés.

5. L’absence de gamification / récompense

La gamification permet d’encourager l’utilisation de l’outil et la collaboration entre salariés en récompensant les collaborateurs en fonction de leur participation. Concrètement, plus un employés va utiliser un outil collaboratif, plus il va être susceptible d’être récompensé. Ce système de gamification, qui rappelle un peu ce qu’on peut déjà retrouver en matière de cooptation, est de plus en plus utilisé par les entreprises qui souhaitent que leurs employés remplissent certains objectifs grâce aux outils collaboratifs.

Article à lire : Guide : comment encourager la collaboration dans votre entreprise ?

Par exemple, pour encourager la collaboration et la participation des collaborateurs, un outil comme Swabbl donne un « score d’influence » à tous ceux qui partagent des leads qualifiés qui répondent aux besoins l’entreprise. Ces leads peuvent prendre la forme de candidats, de leads commerciaux, de prestataires… Plus un collaborateur partage de leads qualifiés, plus sont score d’influence sera élevé. Ensuite, les entreprises qui ont adopté Swabbl peuvent choisir de récompenser les collaborateurs les plus participatifs.

Il appartient aux dirigeants et au managers d’encourager l’utilisation des outils collaboratifs dans l’entreprise. Si les dirigeants veulent garder les employés engagés et favoriser la collaboration, ils doivent s’adapter à l’évolution de leurs besoins en matières d’outils et de formation. C’est en investissant dans des outils collaboratifs digitaux qu’ils arriveront à surpasser la concurrence, grâce à l’innovation.

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